Dokumenty dla instytucji i przedsiębiorstw.
Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorstwa i instytucje posiadają dokumentację, którą muszą archiwizować. Dokumentów może być setki dziennie. Ważne jest, aby organizacja miała do nich łatwy dostęp. Firmy i instytucje na bieżąco śledzą terminy spraw, które wymagają uwagi. Muszą mieć nad nimi pełną kontrolę. Odnalezienie odpowiedniego dokumentu nie powinno być trudne. Musi być również zachowany porządek. Niezbędne jest posiadanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Oprogramowanie do zarządzania obiegiem i archiwizacją dokumentów Profixer ułatwia zarządzanie danymi, pismami, fakturami i innymi informacjami. System ten jest niezbędny, aby praca organizacji nie została zakłócona.
Czym jest elektroniczne archiwum plików?
Wiele organizacji uważa, że przechowywanie dokumentów na papierze jest najlepszym rozwiązaniem. Wszyscy możemy się zgodzić z tym przekonaniem, bo jak to się mówi: "To, co jest na papierze, jest niezwyciężone". Problem polega jednak na tym, że powstaje coraz więcej dokumentów. W efekcie powstają stosy papierów, które następnie układane są w segregatorach i przechowywane w szafach. Czasami odnalezienie konkretnego pisma czy faktury zajmuje dużo czasu. Elektroniczne archiwum pozwala na szybki dostęp do dokumentu w ciągu kilku minut, niezależnie od daty jego wystawienia. Jest to duże udogodnienie. Można kliknąć, aby zobaczyć podgląd, bez konieczności przeglądania faktur czy pism w segregatorach. E-archiwum to świetne narzędzie dla działów księgowych, gdzie pełna księgowość pozwala sięgnąć do dokumentów nawet sprzed 3-4 lat.
Weryfikacja i zatwierdzanie dokumentów.
Często zdarza się, że dział księgowy szuka faktury lub rachunku z dnia, który znajduje się w segregatorze działu handlowego. Elektroniczna archiwizacja ułatwia księgowemu weryfikację dokumentu w każdym momencie. Księgowy może sprawdzić statystyki sprzedaży, porównać plan i cel, porównać działania sprzed roku. Dzięki archiwizacji ma wszystkie dane do dyspozycji. E-archiwum świetnie sprawdza się również w przypadku audytów. Wiele dokumentów jest niszczonych po upływie okresu przechowywania. Jednak e-archiwum pozwala nam na ich bezpieczne przechowywanie. Cyfrowe archiwum daje pewność, że dokumentacja jest bezpieczna.
Jak archiwizować dokumenty w pracy.
Dokumenty archiwalne nie są wymagane przez cały czas. Dlatego musimy je przechowywać w osobnych segregatorach lub szafach w wyznaczonym pomieszczeniu. Mogą być potrzebne w każdej chwili, dlatego ważne jest, aby mieć do nich łatwy dostęp. Powinny być posegregowane alfabetycznie lub chronologicznie. Niektóre dokumenty powinny być umieszczone w plastikowych koszulkach. Dzięki temu łatwiej będzie zlokalizować rachunek, fakturę czy umowę z załącznikami. Każda teczka i segregator muszą być szczegółowo opisane. Ważne dokumenty, takie jak korespondencja z kontrahentami, sądami czy urzędami, również powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Dobrym pomysłem jest posiadanie skanu ważnych dokumentów i umieszczenie go w osobnej teczce. W zarchiwizowanych dokumentach należy zachować porządek.
