Ustawa o dokumentach publicznych, która została znowelizowana 12 lipca 2019 roku, zmieniła niektóre zasady dotyczące kserowania i archiwizowania dokumentów. Czy w związku z tym nadal możliwe jest kserowanie dokumentów?
Zapobieganie to pierwsza i najważniejsza
Ustawa o dokumentach publicznych powstała w celu uregulowania kwestii kserowania dokumentów, aby zapobiec phishingowi z wykorzystaniem nielegalnie pozyskanych danych osobowych. Miała też zapobiegać kradzieży tożsamości. Jak się okazało, już jedna piąta Polaków została dotknięta tego typu przestępstwem.
Okazuje się jednak, że wiele podmiotów może kserować ważne dokumenty, takie jak dowody osobiste. Jednym z przykładów są banki. Jest to jednak konieczne tylko w przypadku niezbędnych czynności bankowych, takich jak zatwierdzenie kredytu. W przypadku późniejszego wykorzystania danych w celach marketingowych, kopiowanie za pomocą kserokopiarek monochromatycznych i kolorowych jest zabronione.
Przemawia za tym również RODO wskazujące na zasadę minimalności. Mówi ona, że tylko niektóre czynności prawne wymagają przetwarzania informacji.
Jak inaczej można wykonać imagekopię dokumentu?
W praktyce ustawa o dokumentach publicznych nie zabrania wykonywania kserokopii jakichkolwiek dokumentów. Nie oznacza to jednak, że różne podmioty mogą dowolnie wykonywać kopie. Przepisy o ochronie danych osobowych mają na celu ochronę informacji wrażliwych.
Zabronione jest wykonywanie dokładnych kopii dokumentów oraz ich replik. Dotyczy to także dowodów kolekcjonerskich, które są o 75 do 120 procent mniejsze od oryginałów. Zakaz nie dotyczy tylko dowodów osobistych, ale także paszportów i legitymacji studenckich.
Jak widać, kserowanie dokumentów wymaga wyjątkowej ostrożności i konieczności ochrony danych osobowych. Można również chronić siebie i innych przed kradzieżą tożsamości, phishingiem i podszywaniem się, które stają się coraz bardziej powszechne.
