Rozporządzenie RODO zostało wprowadzone w życie 25 maja 2018 r. Rozporządzenie RODO zostało wprowadzone 25 maja 2018 roku. Rozporządzenie to kładzie duży nacisk na właściwe przechowywanie i utylizację dokumentów po upływie terminu ważności.
Jaki wpływ ma RODO na obieg dokumentów w urzędzie?
Największy wpływ nowe rozporządzenie ma na działy, które zajmują się obsługą i archiwizacją danych klientów i pracowników. Wszyscy pracownicy, którzy pracują z poufnymi danymi są teraz świadomi wycieku danych i tego, jak należy utylizować dokumenty. Większość dokumentów musi być zeskanowana . Oryginalny papier powinien być następnie odpowiednio zutylizowany. Praktycznie każda firma po wprowadzeniu nowych wytycznych była zmuszona do zakupu dodatkowego sprzętu do skanowania, kserowania i niszczenia dokumentów.
Większość firm decyduje się na wynajem sprzętu, gdyż zakup sprzętu o wyższej jakości to spora inwestycja. Dzięki temu można wyposażyć swoje biuro bez wydawania dużych pieniędzy. Dostęp do szerokiej gamy wysokiej jakości urządzeń wielofunkcyjnych zmniejsza ryzyko wycieku danych i zapewnia szybkie i dokładne przeniesienie ważnych informacji do komputera za pomocą skanów.
W nowoczesnych urządzeniach biurowych często stosowane są kody dostępu, które pozwalają uprawnionym pracownikom na wykonanie określonej czynności. Stanowi to dodatkowe zabezpieczenie dla ważnych dokumentów, które zawierają zarówno informacje o klientach, jak i pracownikach. Ważne jest również, aby upewnić się, że ważne dokumenty nie są pozostawione bez nadzoru w miejscach, gdzie osoby nieupoważnione mogłyby uzyskać do nich dostęp . Może to skutkować naruszeniem przepisów RODO i dalszym stresem dla pracowników.
